Kirim Dokumen Penting ke Tempat yang Jauh? ini tips nya,,

Pengalaman sebagai school-seeker dan scholarship-seeker membuat saya akhir-akhir ini terbiasa dengan urusan kirim-kiriman macem-macem dokumen. biasanya dokumen yang dikirim adalah dokumen-dokumen penting juga gak jarang yang harga proses pengurusan ato usaha ngedapetinnya juga lumayan mahal n gak gampang.

Translate-translate dokumen, apalagi beberapa dokumen yang jarang didapet terjemahannya secara langsung kayak ijazah SMA harus di terjemahin ke bahasa inggris oleh penerjemah tersumpah. ngejar skor minimum tes IELTS untuk menuhin requirement daftar univ, ngejar-ngejar dosen untuk minta surat rekomendasi, nguras otak untuk bikin motivation letter yang singkat, bagus n menarik plus keliling berburu tanda tangan se-labtek kampus demi keluarnya transkrip asli.

nah akhirnya, semua urusan dokumen udah beres. tahap terakhir yang sangat menentukan adalah saat-saat kirim dokumen. sayang kan klo dokumen-dokumen yang udah susah payah kita usahakan selama ini hilang or rusak begitu saja di perjalanan?. nah berikut ini ada beberapa tips yang gak bukan adalah tips warisan dari senior lab saya, Bang Ariandy Yoga:

1. Urutkan dokumen tersebut sesuai urutan yang diminta oleh pihak Admission Office (AO) atau organisasi penyelenggara beasiswa yang dituju. supaya si pemeriksa gak kesulitan meriksa aplikasi kita. dan demi mendapat email balasan dari AO nya dalam redaksi: "This e-mail is to confirm that the Admission Office has received all the required documents for your application in good order".
2.  Sebelum masuk amplop, masukkan seluruh dokumen tersebut kedalem map plastik yang bersleting/zipper berukuran sesuai dengan dokumen-dokumen yang akan kita kirim supaya dokumen terlindungi dari basahan dan risiko lainnya menghadapi berbagai kondisi dalam panjangnya perjalanan yang akan dia tempuh.
3. Masukkan dokumen-dokumen yang sudah di bungkus tadi dengan posisi halaman pertama menghadap ke sisi belakang amplop. hal ini supaya si dokumen dapat dibuka si penerima dengan posisi yang tepat, pas langsung dibuka dari halaman pertama! :-)
4. tutup amplop dan jangan lupa untuk merekatkan tutup amplop dengan solasi bening.
5. Bagian alamat tujuan dan alamat pengirim ditempel di muka amplop dengan posisi yang sesuai standar; alamat pengirim di pojok kiri atas (ditulis dengan font yang lebih kecil dibanding dengan alamat tujuan) dan alamat tujuan ditempel disisi kanan agak bawah sisi muka amplop.
6. Lakukan waterproof-ing dengan menempel solasi bening dengan rapi diatas kertas alamat tujuan dan alamat pengirim, agar tulisan alamat terlindung dari lembab ataupun air.
7. Dokumen siap dikirim. kirimlah dengan bantuan jasa pengiriman sesuai kebutuhan kita dan bergantung deadline yang kita kejar. lebih oke kalau kita pake jasa pos atau kurir yang dilengkapi fasilitas tracking paket yang kita kirim, so kita bisa tau paket kita udah jalan-jalan kemana aja dan posisinya sekarang ada dimana*.

*) jangan kaget kalo pas dicek, dokumen kamu malah diterima di ibukota negara or kota besar negara tujuan padahal alamat tujuan dokumen kamu itu di kota lainnya. karena biasanya status posisi dokumen yang dicantumkan di website si kurir itu berdasarkan daerah-daerah hantaran yang biasanya diidentifikasi dengan nama kota besar dimana ada pusat distribusi paket yang letaknya biasanya berdekatan bisa juga agak jauh dengan alamat tujuan (sesuai pengalaman pas ngirim dokumen ke Enschede, eh malah statusnya udh diterima oleh alamat tujuan di Amsterdam - FYI: jarak Amsterdam dengan Enschede tuh hampir Belanda ujung ke ujung- tapi nyatanya beberapa hari kmudian ada email konfirmasi bahwa dokumen telah diterima OA).

Yap begitulah, sedikit tips tentang cara-cara aman n apik ngirim dokumen penting ke dalam atau ke luar negeri. walau agak sedikit di proteksi berlebih, tapi gak ada salahnya kan? supaya dokumen penting yang kita kirim bisa diterima dalam keadaan baik sesuai dengan keadaannya saat mau dikirim. selain itu memperlihatkan niat baik dan kesungguhan kita kepada pihak penerima n mudah-mudahan bisa memberikan hasil sesuai dengan yang kita inginkan.

silakan dicoba..hehe

Posted in: Do - Tips